Exporter les commandes pour votre comptabilité

Comment exporter vos commandes pour votre comptable

Pourquoi exporter vos commandes ?

Utilisations principales :

• 📊 Comptabilité mensuelle : Fournir à votre comptable
• 💰 Déclaration TVA : Calculs précis
• 📈 Analyses personnelles : Excel, Google Sheets
• 🗂️ Archivage légal : Conservation 10 ans obligatoire
• 📧 Mailing clients : Export emails pour newsletter

Méthode 1 : Export simple (toutes les commandes)

Pour un export rapide :

1. Menu Commandes
2. Bouton Exporter (en haut à droite)
3. Une fenêtre s’ouvre avec les options

Options d’export :

Format :

• CSV pour Excel (recommandé) : Format tableur
• CSV classique : Format brut
• PDF : Non modifiable (pour archivage)

Période :

• Toutes les commandes
• Page actuelle seulement
• Commandes sélectionnées (cochez les commandes d’abord)
• Cette semaine
• Ce mois-ci
• Ce trimestre
• Période personnalisée (dates précises)

4. Cliquez sur Exporter les commandes
5. Le fichier se télécharge automatiquement

Méthode 2 : Export filtré (recommandé)

Pour n’exporter que certaines commandes :

Étape 1 : Filtrer les commandes

Avant d’exporter, utilisez les filtres en haut de la liste :

Filtres possibles :
- Statut de paiement : Payé, En attente, Remboursé...
- Statut de traitement : Traité, Non traité...
- Date : Derniers 7 jours, 30 jours, 90 jours, personnalisé
- Mode de paiement : PayPlug, Carte bancaire, PayPal...
- Tag : Si vous taguez vos commandes (pro, particulier...)

Exemple : Export pour comptabilité de janvier

1. Filtrer par date : Du 01/01/2025 au 31/01/2025
2. Filtrer par statut : Payé uniquement
3. Cliquez sur Exporter
4. Sélectionnez la période : Commandes filtrées actuelles

Résultat : Export uniquement des commandes payées de janvier 2025

Comprendre le fichier exporté

Colonnes principales dans le CSV :

ColonneDescriptionNameNuméro de commande (#1001)EmailEmail du clientFinancial StatusPayé / En attente / RembourséPaid atDate et heure du paiementFulfillment StatusTraité / Non traitéFulfilled atDate d'expéditionSubtotalTotal HTShippingFrais de portTaxesMontant TVATotalTotal TTCLineitem quantityNombre de produitsLineitem nameNom du produitLineitem pricePrix unitaireBilling NameNom facturationBilling AddressAdresse facturationShipping NameNom livraisonShipping AddressAdresse livraison

Ouvrir et utiliser le fichier CSV

Avec Excel / LibreOffice :

1. Ouvrez Excel
2. Fichier → Ouvrir → Sélectionnez le CSV
3. Si problème d’encodage :
   • Données → Convertir (dans Excel)
   • Sélectionnez « Délimité par des virgules »
   • Encodage : UTF-8

Avec Google Sheets :

1. Google Drive → Nouveau → Importer un fichier
2. Sélectionnez votre CSV
3. Importez automatiquement

Créer un rapport pour votre comptable

Format type pour comptable :

1. Ouvrez le CSV dans Excel
2. Gardez uniquement les colonnes utiles :
   • Numéro commande
   • Date paiement
   • Client
   • Total HT
   • TVA
   • Total TTC
   • Mode de paiement
3. Ajoutez une ligne TOTAL en bas
4. Vérifiez que TVA = 20% du HT
5. Enregistrez en .xlsx ou .pdf

Formule Excel pour vérification TVA :

excel

=SOMME(colonne_TVA) / SOMME(colonne_HT)
Résultat attendu : 0,20 (soit 20%)

Export automatique mensuel

Créer une routine :

Chaque fin de mois :

1. Jour 1 du mois suivant : Exportez les commandes du mois écoulé
2. Filtrez : Payé + dates du mois précédent
3. Nommez le fichier : commandes-janvier-2025.csv
4. Stockez dans un dossier : /Comptabilité/2025/01-Janvier/
5. Envoyez à votre comptable

Dossier type comptabilité :

📁 Comptabilité
  📁 2025
    📁 01-Janvier
      📄 commandes-janvier-2025.csv
      📄 factures-janvier-2025.pdf (depuis Shopify)
    📁 02-Février
      📄 commandes-fevrier-2025.csv
      📄 factures-fevrier-2025.pdf

Export avancé : Clients pour mailing

Si vous voulez les emails clients :

1. Exportez les commandes (période souhaitée)
2. Ouvrez dans Excel
3. Gardez uniquement la colonne Email
4. Données → Supprimer les doublons
5. Enregistrez : emails-clients-2025.csv
6. Importez dans votre outil newsletter (Mailchimp, Brevo…)

⚠️ RGPD : Vérifiez que les clients ont accepté de recevoir vos emails marketing (colonne « Accepts Marketing » dans l’export)

Troubleshooting

Problème : Caractères bizarres (é, è, à…)
Solution : Le CSV n’est pas en UTF-8. Réouvrez avec import spécial Excel et choisissez UTF-8.

Problème : Tout est dans une seule colonne
Solution : Excel n’a pas détecté les virgules. Données → Convertir → Délimité par virgules.

Problème : Dates au format américain (MM/DD/YYYY)
Solution : Normal, format Shopify. Convertissez dans Excel : Format de cellule → Date → Français.

Problème : Montants avec point au lieu de virgule
Solution : Format US. Rechercher/Remplacer : « . » par « , » dans Excel.